Cara Menindaklanjuti Surat Masuk, Informasi Masuk, dan Disposisi Masuk dalam SINDE

Layanan komunikasi kedinasan yang terintegrasi dalam SINDE merupakan salah satu sasaran penguatan ketatalaksanaan. Layanan komunikasi ini diharapkan dapat dilakukan dengan cepat dan tidak terbatas waktu dan tempat. Untuk itulah, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) mengembangkan Sistem Naskah Dinas Elektronik (SINDE), yaitu sistem persuratan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. SINDE dikembangkan melalui aplikasi persuratan berbasis website atau desktop, serta berbasis Android dan IOS sehingga dapat diakses dengan mudah melalui gawai pegawai Kemendikbudristek untuk melakukan komunikasi kedinasan yang berupa pemrosesan surat masuk dan surat keluar, pemberian respons terhadap surat, disposisi, dan/atau informasi, serta pengonsepan hingga persetujuan draf surat.

Evaluasi terhadap pelaksanaan pelayanan dalam SINDE dilakukan untuk menggambarkan tingkat keaktifan pengguna, baik personal (pejabat dan staf) maupun unit kerja. Evaluasi ini dilakukan melalui pengukuran keaktifan individu pengguna yang tergambarkan pada Skor Statistik Personal dan pengukuran keaktifan unit kerja yang tergambarkan pada Skor Statistik Unit Kerja.

Skor Statistik Personal

Pengukuran keaktifan individu pengguna didasarkan atas respons terhadap surat, disposisi, dan/atau informasi yang diterima.  Hal yang perlu dipahami pengguna adalah bahwa skor statistik personal diperhitungkan dari prosentase banyaknya jumlah surat, disposisi, dan/atau informasi masuk di bulan penilaian berjalan dan penyelesaiannya yang dapat digambarkan dalam kasus berikut ini:

• Jika ada pegawai yang mendapatkan sepuluh surat masuk tetapi tidak merespons satu pun, pegawai tersebut mendapatkan skor nol. 
• Jika ada pegawai yang mendapatkan hanya satu surat dan merespons dengan aksi konfirmasi, pegawai tersebut mendapatkan skor maksimal (100). 
• Jika pegawai tidak mendapatkan surat, disposisi, dan/atau informasi, pegawai tersebut mendapatkan status N/A yang artinya tidak masuk ke dalam penilaian.

Respons yang harus dilakukan oleh pejabat pada saat menerima surat, disposisi, dan/atau informasi masuk adalah sebagai berikut.

Transaksi	Respons
Surat masuk	Membaca, memberikan konfirmasi, dan/atau memberikan disposisi.
Disposisi masuk	Membaca disposisi, meneruskan disposisi, dan memberikan laporan atas disposisi masuk.
Informasi masuk	Membaca informasi, meneruskan informasi, dan memberikan tanggapan/komentar atas informasi masuk.

Respons yang harus dilakukan oleh staf pada saat menerima surat, disposisi, dan/atau informasi masuk adalah sebagai berikut.

Transaksi	Respons
Surat masuk	Membaca, memberikan konfirmasi, dan/atau memberikan informasi.
Disposisi masuk	Membaca disposisi dan memberikan laporan atas disposisi masuk.
Informasi masuk	Membaca informasi, meneruskan informasi, dan memberikan tanggapan/komentar atas informasi masuk.

Seluruh pengguna baik pejabat maupun staf diharapkan segera memberikan respons pada SINDE dan menyelesaikan tugas yang diberikan. Dengan demikian, perolehan skor statistik personal tidak semata-mata capaian administratif, melainkan gambaran kinerja individu secara objektif dalam rangka mewujudkan kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi.

Cara Menindaklanjuti Surat/Disposisi/Informasi Masuk 

1. Di HP: Beranda > Statistik Personal. Di Laptop: Beranda > Statistik > Ditjen GTK > BBGP Jawa Timur > CTRL+F > ketik nama Anda > ENTER > Klik nama Anda
2. Ubah periode bulanannya untuk mengetahui statistik bulan tertentu
3. Untuk menindaklanjuti, masuk ke:

            SURAT MASUK ===> Baca dan tindak lanjuti dengan klik KONFIRMASI

            DISPOSISI MASUK ===> Baca dan tindak lanjuti dengan kirim LAPORAN

            INFORMASI MASUK ===> Baca dan tindak lanjuti dengan beri KOMENTAR

Jika sudah menindaklanjuti surat, silakan klik REFRESH untuk update statistik di HP maupun di laptop.

Skor Statistik Unit Kerja

Pengukuran keaktifan unit kerja didasarkan atas ketertiban penginputan surat masuk dan pengambilan nomor surat keluar serta gabungan skor aktivitas personal seluruh pengguna di dalam satu unit kerja. Bobot penilaian untuk surat masuk, surat keluar, dan gabungan skor aktivitas personal masing-masing adalah 10, 15, dan 75.

Pengguna dengan hak akses Operator Surat berperan penting dalam perolehan skor statistik unit kerja. Hal ini karena bobot 25 pada dua dasar penilaian yaitu ketertiban penginputan surat masuk dan pengambilan nomor surat keluar dilakukan oleh Operator Surat.

Peranan Operator Surat dalam perolehan skor statistik unit kerja adalah sebagai berikut.

• Untuk surat masuk, Operator Surat memastikan semua surat yang ditujukan kepada seluruh pengguna di unit kerjanya telah diinput ke dalam SINDE dan memastikan lampiran (unggahan hasil pindaian) terunggah untuk semua surat yang telah diinput ke dalam SINDE.
• Untuk surat keluar, Operator Surat memastikan semua nomor naskah dinas diambil di SINDE dan memastikan surat keluar selesai sampai proses kirim kepada tujuan.

Bobot penilaian tertinggi dalam penginputan surat masuk adalah menggunggah hasil pindaian surat masuk (dalam hal surat masuk berasal dari luar SINDE). Sementara itu, bobot penilaian tertinggi dalam pengambilan nomor surat keluar adalah mengirimkan surat keluar melalui SINDE ke tujuan surat internal Kemendikbudristek dan memfinalkan surat keluar di SINDE untuk tujuan surat eksternal Kemendikbudristek.

Pengguna dengan hak akses Manajemen diharapkan dapat mendistribusikan informasi Skor Statistik kepada staf secara merata. Selain itu, Operator Surat juga diharapkan dapat tertib dalam memproses surat keluar di sistem, salah satunya adalah dengan menginput seluruh nama tujuan yang tertera di surat di dalam kolom tujuan pada halaman Surat Keluar sebelum proses kirim melalui sistem.

Serupa dengan skor statistik personal, perolehan skor statistik unit kerja diharapkan tidak semata-mata capaian administratif, melainkan gambaran kinerja unit kerja secara objektif dalam rangka mewujudkan kelancaran komunikasi kedinasan dan ketertiban pendokumentasian melalui sistem.

Rumusan dan ketentuan lebih mendetail tentang Skor Statistik Personal dan Skor Statistik Unit Kerja dapat dipelajari di Panduan Penggunaan SINDE (Skor Statistik) yang tersedia di menu Bantuan pada beranda SINDE.

Mengubah Kata Sandi SINDE

Untuk mengubah kata sandi SINDE dapat dilakukan langkah berikut:

Ubah Password ===> Beranda > Ubah Sandi

Operator dan Administrator SINDE 

Pegawai BBGP Provinsi Jawa Timur yang memerlukan pemrosesan surat dapat menghubungi operator SINDE melalui WA atas nama Amin Rudianto 0817-0807-677 dan Moch. Ridwan 0821-3165-8057.

Apabila mengalami kesulitan dalam penggunaan SINDE, pegawai BBGP Provinsi Jawa Timur dapat menghubungi nomor WA administator SINDE atas nama Moch. Ridwan 0821-3165-8057 atau Tricahyo Abadi 0852-5997-5159. ***

Sumber: 

Modul Pelatihan Sistem Naskah Dinas Elektronik (SINDE) dalam E-Learning Manajemen Informasi Pelayanan Internal oleh Pusdiklat Pegawai Kemendikbudristek, 3 s.d. 11 April 2023

Share:

Baca Lanjutannya

Definisi dan Tujuan Literasi Digital versi Kemkominfo

Literasi digital sektor pemerintahan dapat dipahami dari definisi ringkas literasi digital versi Kerangka Kerja Uni Eropa berikut ini: 

"Digital Literacy is the awareness, attitude, and ability of individuals to appropriately use digital tools and facilities to identify, access, manage, integrate, evaluate, analyse, and synthesize digital resources, construct new knowledge, create media expressions, and communicate with others, in the context of specific life situations, in order to enable constructive social action; and to reflect upon this process."

"Literasi digital adalah kesadaran, sikap, dan kemampuan individu untuk menggunakan alat dan fasilitas digital secara tepat yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengakses, mengelola, mengintegrasikan, mengevaluasi, menganalisis, dan mensintesis sumber daya digital, membangun pengetahuan baru, membuat ekspresi media, dan berkomunikasi dengan orang lain, dalam konteks situasi kehidupan tertentu, untuk memungkinkan tindakan sosial yang konstruktif; dan merenungkan prosesnya."

Dapat disarikan bahwa sebagai sebuah kesadaran, sikap dan pengetahuan, literasi digital merupakan sebuah konstruk psikologis yang menjadi salah satu life skills untuk menjadi warga digital yang sehat dan produktif. Pada kondisi kehidupan digital di Indonesia, secara khusus dirumuskan bahwa literasi digital sektor pemerintahan dibangun dari empat pilar berikut ini:

1. Budaya digital, merupakan bagian dari budaya yang sudah berlaku bagi masyarakat dalam kehidupan sehari-hari. Budaya digital ini diharapkan mampu menghasilkan lingkungan yang sehat bagi pertumbuhan dan perkembangan warga digital lokal/nasional/global.
2. Etika digital, yaitu suatu etika komunikasi sebagai wujud ungkapan rasa hormat pada orang lain di kehidupan digital. Dan rasa hormat adalah yang menghubungkan perasaan dan akal budi/rasionalitas. Etika komunikasi digital menjadi sarana individu dalam berinteraksi digital secara sehat dalam rangka membangun sistem sosial digital.
3. Keamanan dan keselamatan digital, yaitu suatu tata kelola untuk antisipasi risiko dan pengelolaannya. Keamanan dan keselamatan digital penting untuk dipahami supaya tercipta suatu wujud sosial dari lingkungan budaya digital yang sehat.
4. Kecakapan digital, yaitu suatu kecakapan yang diperlukan untuk dapat menjalani kehidupan digital dengan sehat dan produktif, serta berkontribusi dalam membangun lingkungan budaya digital. Kecakapan digital merupakan wujud dari perilaku yang nampak dan juga produk dari suatu budaya digital yang diharapkan.

Pemahaman terhadap literasi digital tersebut mengindikasikan suatu proses belajar sepanjang hayat. Mengingat dinamika kehidupan digital yang dinamis, maka refleksi terhadap proses dan apa yang sudah dilakukan merupakan suatu situasi dimana individu dituntut untuk selalu belajar secara terus menerus bagaikan sebuah perjalanan.

Secara tegas, pemerintah memberikan fokus pada peningkatan kemampuan kognitif sumber daya manusia di Indonesia agar keterampilannya tidak sebatas mengoperasikan gawai (Kajian Roadmap Literasi Digital, 2020). Sebagai program, tujuan literasi digital dirumuskan berikut ini:

• Meningkatkan pengetahuan, pemahaman, kesadaran, kreativitas, dan kecakapan teknologi digital
• Meningkatkan dan mengembangkan kapasitas budaya penggunaan teknologi digital yang aman
• Mendorong peningkatan kecakapan dasar anti konten-negatif (anti hoax, anti-perundungan, anti ujaran kebencian, anti pornografi, anti pembajakan, anti radikalisme dan anti SARA, dsb)
• Memberikan, mendorong, dan meningkatkan pengetahuan dan pemahaman dasar pemanfaatan teknologi digital baru (emerging technology—antara lain robotika, IoT, AI, dan Big Data)
• Menguatkan pengetahuan, pemberdayaan, dan fasilitas komunitas berbasis teknologi digital

Sementara itu, tujuan utama dari program literasi digital adalah tercapainya kewargaan digital Indonesia. Literasi digital pada masyarakat 5.0 sudah menjadi keterampilan dasar hidup untuk menjadi kewargaan digital yang produktif dan sehat. Dengan mengadaptasi karakteristik kewargaan digital dari UNICEF, berikut ini adalah indikator yang disesuaikan dengan visi bangsa Indonesia dan nilai-nilai Pancasila:

1. Keterlibatan yang kompeten dan positif dengan teknologi dan data digital (membuat, menerbitkan, bekerja, berbagi, bersosialisasi, menyelidiki, bermain, berkomunikasi, dan belajar);
2. Berpartisipasi secara aktif dan bertanggungjawab (nilai, keterampilan, sikap, pengetahuan, dan pemahaman kritis) dalam masyarakat (lokal, nasional, global) di semua tingkatan (politik, ekonomi, sosial, budaya, dan antarbudaya);
3. Terlibat dalam proses pembelajaran seumur hidup (dalam pengaturan formal, informal, non- formal) dan terus-menerus membela martabat manusia dan semua hak asasi manusia yang menyertainya.

Sumber: 

Modul Sosialisasi Literasi Digital Sektor Pemerintahan Kemkominfo Tahun 2023

Martin, Alan (2006). A European framework for digital literacy. https://doi.org/10.18261/ISSN1891-943X-2006-02-06

Share:

Baca Lanjutannya

Optimalisasi Layanan Publik, Kemendikbudristek Bekali Pegawai BBGP Jatim dengan Literasi Digital

Seluruh pegawai BBGP Provinsi Jawa Timur mengikuti Webinar dan e-Learning Literasi Digital Sektor Pemerintahan bagi ASN Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) Batch 6, Rabu (29/03/2023). Webinar Literasi Digital merupakan bagian dari Pelatihan Literasi Digital Sektor Pemerintahan (LDSP), program nasional pemerintah yang diselenggarakan oleh Direktorat Pemberdayaan Informatika, Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemenkominfo), sedangkan sebagai kelanjutannya diselenggarakan e-Learning Literasi Digital melalui Learning Management System (LMS) Wiyata Kinarya Merdeka Belajar (WKMB) oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat) Pegawai Kemendikbudristek.

Sekretaris Jenderal Kemendikbudristek, Suharti, mengatakan Webinar Literasi Digital yang berlangsung pada 27 s.d. 30 Maret 2023 ini dibagi menjadi delapan batch atau kelompok. Artinya, dalam satu hari akan ada dua batch webinar. Para narasumber merupakan praktisi dan ahli di bidang literasi digital menyampaikan empat pilar literasi digital, yaitu Etika Digital, Budaya Digital, Keamanan Digital, dan Kecakapan Literasi Digital. 

Suharti menuturkan, dunia digital kini telah menjadi bagian dari kehidupan kita sehari-hari, terutama sejak pandemi Covid-19. Karena itu, ia berharap pegawai Kemendikbudristek setidaknya memiliki lima kompetensi atau kecakapan dalam literasi digital. Pertama, berpikir kritis. Kedua, menggunakan teknologi internet dengan aman. Ketiga, memahami dan menghindari plagiarisme digital. Keempat, menemukan informasi yang kredibel melalui perangkat digital. Kelima, mengelola identitas pribadi dan keamanan bersama, misalnya mencegah terjadinya kebocoran dan pencurian data, termasuk dokumen rahasia negara. 

“Harapannya, pegawai dapat bertindak lebih bijak di dunia maya dan memanfaatkan dunia digital untuk berkinerja lebih baik lagi dalam memberikan layanan untuk masyarakat,” kata Suharti.

Pada akhirnya, implementasi teknologi digital yang terintegrasi dalam pelayanan publik akan mendorong pelaksanaannya lebih cepat dan efisien, sehingga memberikan nilai manfaat bagi unit kerja secara optimal.

Yang tak kalah pentingnya, Etika Digital, Budaya Digital, Keamanan Digital, dan Kecakapan Literasi Digital juga memperkuat fungsi ASN sebagai perekat dan pemersatu bangsa. Pembekalan yang memadai tentang keempat dimensi literasi digital tersebut akan menghindarkan ASN dari risiko kehidupan digital seperti kebebasan menyatakan pendapat yang kebablasan dan konten-konten negatif yang dapat mengakibatkan konflik sosial.

Di samping sebagai tindak lanjut Pelatihan LDSP, pembelajaran daring e-Learning Literasi Digital melalui platform WKMB merupakan pengembangan kompetensi SDM yang dilaksanakan Pusdiklat Pegawai Kemendikbudristek sebagai pemenuhan hak pengembangan kompetensi ASN minimal 20 Jam Pelatihan (JP) per tahun bagi PNS, sebagaimana diatur di dalam Peraturan Lembaga Administrasi Negara (LAN) Nomor 10 Tahun 2018, dan maksimal 24 Jam Pelatihan per tahun bagi PPPK sebagaimana diatur di dalam Peraturan LAN Nomor 15 Tahun 2020.***

Share:

Baca Lanjutannya

Tingkatkan Pelayanan Prima di Bidang Informasi dan Humas, BKHM Kemendikbudristek Gelar Rakor PPID

Untuk meningkatkan pelayanan prima di bidang informasi dan kehumasan di lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek), Biro Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat (BKHM) Kemendikbudristek mengadakan kegiatan Rapat Koordinasi (Rakor) Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di Kemendikbudristek secara daring melalui aplikasi Zoom Meeting, Senin (20 Maret 2023). Peserta rakor terdiri atas PPID, pejabat pembuat komitmen, bendahara pengeluaran, bendahara pembantu pengeluaran, serta pejabat pengadaan barang dan jasa di Kemendikbudristek. 

Koordinator Layanan Informasi BKHM Kemendikbudristek Emi Salpiati melaporkan kegiatan Rakor PPID Kemendikbudristek 2023 ini merupakan wujud pelaksanaan tugas Koordinator PPID Kemendikbudristek sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 41 Tahun 2020 tentang Layanan Informasi Publik di Kemendikbudristek, yakni membantu membina dan mendampingi PPID Kemendikbudristek dalam pelayanan dan pendokumentasian informasi publik.

Pada 2022, Emi menyebutkan terdapat beberapa kendala yang masih dihadapi oleh PPID Kemendikbudristek di antaranya adalah pemahaman terhadap undang-undang Keterbukaan Informasi Publik dan turunannya belum secara komprehensif dan merata di seluruh satuan kerja di Kemendikbudristek. Kebijakan pelaksanaan pelayanan Informasi Publik di Kemendikbudristek perlu menyesuaikan dengan peraturan perundang-undangan terbaru yang berlaku saat ini sehingga pelayanan dan pendokumentasian Informasi Publik di Kemendikbudristek dapat berjalan dengan baik dan optimal. 

Untuk mendukung upaya tersebut, kegiatan rakor PPID ini diselenggarakan untuk menyosialisasikan peraturan dan kebijakan terbaru tentang Keterbukaan Informasi Publik Kemendikbudristek bagi PPID kementerian. Di samping itu, rakor PPID ini juga menjadi sarana berbagi praktik baik dalam pelayanan dan informasi publik di Kemendikbudristek, menghimpun masukan dan saran atas rencana perubahan kebijakan pelayanan Informasi Publik di Kemendikbudristek, dan menyusun rekomendasi dalam pelayanan dan pendokumentasian Informasi Publik di Kemendikbudristek agar dapat diimplementasikan di seluruh kementerian. 

Dua narasumber rakor yaitu Rektor Institut Pertanian Bogor dan Kepala Balai Besar Pengembangan Penjaminan Mutu Pendidikan Vokasi Bidang Mesin dan Teknik Industri dihadirkan untuk menyajikan praktik baik di kedua lembaga yang menarik dan patut dijadikan model bagi peserta rakor. Para narasumber lain, yaitu Ketua Komisi Informasi Pusat Republik Indonesia, Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa, Kepala Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa Kemendikbudristek, serta Kepala Biro Keuangan dan Barang Milik Negara membagikan materi-materi penting terkait keterbukaan informasi publik di bidang masing-masing.

Narasumber rakor menyajikan keterbukaan informasi publik dalam bidang pengadaan barang dan jasa.

Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 12 27/6/2020 tentang Peta Jalan reformasi birokrasi di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan tahun 2020 - 2024, target penguatan implementasi Keterbukaan Informasi Publik di tahun 2023 adalah meraih kualifikasi badan publik informatif dari Komisi Informasi Pusat dan menyelenggarakan penilaian Mandiri Keterbukaan Informasi Publik terhadap PPID kementerian. Hal ini membutuhkan kolaborasi dengan seluruh PPD di Kemendikbudristek untuk menyelaraskan visi dan misi menjadi PPID yang solid, komunikatif, informatif, dan responsif dalam menjalankan fungsi pelayanan informasi kepada masyarakat serta mendukung berbagai kebijakan Merdeka Belajar. ***

Share:

Baca Lanjutannya

Dokumen Prosedur Operasional Standar (POS)

Pada umumnya, dokumen POS memiliki 2 (dua) unsur utama sesuai anatominya, yaitu: Unsur Dokumentasi (Assessories) dan Unsur Prosedur (inti). Unsur Prosedur merupakan unsur inti dari  POS yang terdiri dari Identitas dan Prosedur. Identitas POS berisi data-data yang menyangkut identitas POS, sedangkan Prosedur berisi kegiatan, pelaksana, mutu baku dan keterangan.

1. Unsur Dokumentasi

Unsur dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen POS yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses pendokumentasian POS sebagai sebuah dokumen. Adapun unsur dokumentasi POS AP antara lain mencakup:

a. Halaman Judul (Cover)

Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah dokumen POS AP. Halaman judul ini berisi informasi mengenai:

• Judul POS AP
• Instansi/Satuan Kerja
• Tahun pembuatan
• Informasi lain yang diperlukan

b. Keputusan Pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda

Karena Dokumen POS AP merupakan pedoman setiap pegawai (baik pejabat struktural, fungsional, atau yang ditunjuk untuk melaksanakan satu tugas dan tanggung jawab tertentu), dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan Induk Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah tentang penetapan dokumen POS AP ini.

c. Daftar Isi Dokumen POS AP

Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari POS AP terkait. (Catatan: Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang di POS-kan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja, kemungkinan besar dokumen POS AP akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang masing-masing memiliki daftar isi).

d. Penjelasan Singkat Penggunaan

Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen POS AP hendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini antara lain mencakup: Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan.

2. Unsur Prosedur

Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen POS AP. Unsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu Bagian Identitas dan Bagian Flowchart.

a. Bagian Identitas

Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam POS AP dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Logo dan Nama Instansi/Satuan Kerja/Unit Kerja, nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat;
2. Nomor POS AP, nomor prosedur yang di-POS-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;
3. Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali POS AP dibuat berupa tanggal selesainya POS AP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya;
4. Tanggal Revisi, tanggal POS AP direvisi atau tanggal rencana ditinjauulangnya POS AP yang bersangkutan;
5. Tanggal Efektif, tanggal mulai diberlakukan POS AP atau sama dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen POS AP;
6. Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi;
7. Judul POS AP, judul prosedur yang di-POS-kan sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki;
8. Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-POS-kan beserta aturan pelaksanaannya;
9. Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (POS AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut).
10. Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan;
11. Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. POS Administrasi dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian dan ketrampilan) bersifat umum untuk semua pelaksana dan bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan POS ini secara optimal.
12. Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-POS-kan.
13. Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam POS AP). Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”.

Contoh bagian Identitias:

b. Bagian Bagian Flowchart

Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah (prosedur) kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang diperlukan. Bagian Flowchart ini berupa flowcharts yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: Nomor kegiatan; Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur); Pelaksana yang merupakan pelaku (aktor) kegiatan; Mutu Baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan. Agar POS AP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan. 

Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasinya, sebaiknya POS AP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing.

Share:

Baca Lanjutannya

Prosedur Operasional Standar (POS) Menurut Permen PAN-RB Nomor 35 Tahun 2012

Prosedur Operasional Standar (POS) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. POS Administrasi Pemerintahan (POS AP) adalah POS dari berbagai proses penyelenggaraan pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Manfaat POS AP

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya;
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan;
4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari;
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi;
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur;
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur;
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan;
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan;
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

Prinsip Penyusunan SOP AP

1.  Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya;
2. Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas;
3. Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
4. Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya;
5. Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan;
6. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna;
7. Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku; 
8. Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum.

Prinsip Pelaksanaan SOP AP

1. Konsisten. SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan;
2. Komitmen. SOP AP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi;
3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP AP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif;
4. Mengikat. SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan;
5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh aparatur melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan;
6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau referensi bagi setiap pihak-pihak yang memerlukan.

Jenis POS AP

1. POS Berdasarkan Sifat Kegiatan

a. POS Administratif

POS Administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.

POS Administratif ini pada umumnya dicirikan dengan:

1. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu yang tunggal;
2. Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

POS Administratif mencakup kegiatan lingkup makro dengan ruang lingkup yang besar dan tidak mencerminkan pelaksana kegiatan secara detail dan kegiatan lingkup mikro dengan ruang lingkup yang kecil dan mencerminkan pelaksana yang sesungguhnya dari kegiatan yang dilakukan.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, POS Administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, pengganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

POS Administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

Contoh POSAdministratif adalah:

• POS Pelayanan Pengujian Sampel di Laboratorium
• POS Pelayanan Perawatan Kendaraan
• POS Penanganan Surat Masuk 
• POS Penyelenggaraan Bimbingan Teknis

Di samping merupakan kebutuhan organisasi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan tugas dan fungsi, POS Administratif ini menjadi persyaratan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi. Untuk itu maka POS jenis ini baik yang bersifat makro dan mikro harus dibuat guna memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuan organisasi/satuan organisasi di lingkungan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.

b. POS Teknis

Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.

POS Teknis ini pada umumnya dicirikan dengan:

1. Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau satu jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu;
2. Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan kegiatan.

POS Teknis banyak digunakan pada bidang-bidang yang menyangkut pelaksana tunggal yang memiliki karakteristik yang relatif sama dan dengan peran yang sama pula, antara lain: dalam bidang teknik, seperti: perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian alat-alat, dan lainnya; dalam bidang kesehatan, pengoperasian alat-alat medis, penanganan pasien pada unit gawat darurat, medical check-up, dan lain-lain.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, POS Teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal atau jabatan tunggal, antara lain: pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian dan lainnya.

Contoh POS Teknis adalah:

• POS Pengujian Sampel di Laboratorium
• POS Perakitan Kendaraan 
• POS Pengagendaan Surat 
• POS Pemberian Disposisi

POS Teknis ini merupakan kebutuhan organisasi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya disamping POS yang bersifat administratif. Untuk itu maka POS jenis ini harus dibuat guna memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuan organisasi/satuan organisasi di lingkungan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah guna mendukung efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya.

2. POS Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

POS menurut cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:

a. POS Makro 

POS Makro adalah POS berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya mencakup beberapa POS (POS mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau POS yang merupakan integrasi dari beberapa POS (POS mikro) yg membentuk serangkaian kegiatan dalam POS tersebut. 

POS Makro ini tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksanaanya (misalnya, menteri X mengirim surat ke menteri Y, mengirim surat adalah kurir), sedangkan POS mikro mencerminkan kegiatan yang dilakukan pelaksananya (misalnya kurir mengirim surat, yang mengirim adalah kurir itu sendiri bukan pelaksana lainnya).

Contoh: 

• POS Pengelolaan Surat yang merupakan SOP makro dari POS Penanganan Surat Masuk, POS Pemberian Tanggapan terhadap Surat Masuk, dan POS Pengiriman Surat. 
• SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan POS makro dari POS Persiapan Bimbingan Teknis, SOP Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan POS Pelaporan Bimbingan Teknis.

Pendekatan lain yang dapat dilakukan untuk memahami POS Makro adalah dengan melakukan identifikasi awal terhadap kegiatan dari uraian/rincian tugas unit kerja atau satuan kerja terendah dari

organisasi pemerintah karena pada dasarnya kegiatan yang dihasilkan dari identifikasi tersebut adalah kegiatan makro.

b. SOP Mikro 

POS Mikro adalah POS yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah POS (POS makro) atau POS yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan POS (POS makro) yang lebih besar cakupannya.

Contoh: 

• POS Penanganan Surat Masuk, POS Pemberian Tanggapan terhadap Surat Masuk, dan POS Pengiriman Surat POS merupakan POS mikro dari SOP Pengelolaan Surat. 
• POS Persiapan Bimbingan Teknis, POS Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan POS Pelaporan Bimbingan Teknis merupakan POS mikro dari POS Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

Pendekatan lain yang dapat dilakukan untuk memahami POS Mikro adalah dengan melakukan identifikasi terhadap kegiatan terkait dari POS Makro karena pada dasarnya kegiatan yang terkait tersebut adalah kegiatan mikro yang selanjutnya bila disusun akan menjadi POS mikro.

3. POS Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

POS menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:

a. POS Final 

POS Final adalah POS yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

Contoh: 

• POS Penyusunan Pedoman merupakan POS Final dari POS Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. 
• POS Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan POS Final dari POS Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

b. POS Parsial 

POS Parsial adalah POS yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final, sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya.

Contoh: 

• POS Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari POS Penyusunan Pedoman. 
• POS Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis yang merupakan bagian (parsial) dari POS Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

4. POS Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

POS menurut cakupan dan jenis kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:

a. POS Generik (Umum) 

POS Generik adalah POS berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di-POS-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksananya. Variasi POS yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi POS itu diterapkan. 

Contoh: 

• POS Pengelolaan Keuangan di Satker A dan POS Pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki POS generik: POS Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara, dst.

b. POS Spesifik (Khusus) 

POS Spesifik adalah POS berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOP-kan, tahapan kegiatan, aktor (pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut. 

Contoh: 

• SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di Instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya meskipun di instansi Z sekalipun.

Format POS AP

Format POS AP yang dipersyaratkan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi memiliki format yang telah distandarkan tidak seperti format POS pada umumnya. Adapun format POS AP yang dipergunakan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah sebagai berikut:

a. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)

Format yang dipergunakan dalam POS AP adalah format diagram alir bercabang (branching flowcharts) dan tidak ada format lainnya yang dipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah termasuk di dalamnya Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah memuat kegiatan yang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan

keputusan yang banyak. Oleh sebab itu, untuk menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alir bercabang (branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan.

b. Menggunakan hanya Lima Simbol Flowcharts

Simbol yang digunakan dalam POS AP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Simbol Kapsul/Terminator, untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir;
2. Simbol Kotak/Process, untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi;
3. Simbol Belah Ketupat/Decision, untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan;
4. Simbol Anak Panah/Panah/Arrow, untuk mendeskrpsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan);
5. Simbol Segilima/Off-Page Connector, untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

Dasar penggunaan 5 (lima) simbol dalam penyusunan POS AP adalah:

1. POS AP mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro maupun mikro dan prosedur yang bersifat teknis yang detail baik yang menyangkut urusan administrasi maupun urusan teknis;
2. Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi (process) dan pengambilan keputusan (decision);
3. Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena prosedur yang dideskripsikan bersifat umum tidak rinci dan tidak bersifat teknis di samping itu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal (technical procedures) yang berlaku pada peralatan (mesin);
4. Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakan kata kerja tanpa subyek) dengan demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan, seperti: simbol pendokumentasian, simbol persiapan, simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis;
5. Penyusunan POS AP ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara vertikal, artinya bahwa branching flowcharts dituliskan secara vertikal sehingga hanya mengenal penyambungan simbol yang menghubungkan antar halaman (simbol segilima/off-page connector) dan tidak mengenal simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.

c. Pelaksana dipisahkan dari kegiatan 

Untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dan tumpang-tindih (overlapping) yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan (aktor) dan dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri. Dengan demikian penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan seperti: 

• menulis laporan;
• mendokumentasikan surat pengaduan; 
• mengumpulkan bahan rapat;
• mengirim surat undangan kepada peserta; 
• meneliti berkas,
• menandatangani draft surat net, 
• mengarsipkan dokumen. 

Penulisan pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts.

Contoh Format POS AP

Share:

Baca Lanjutannya

Studi Tiru ke PPPPTK BMTI, PPPPTK PKn & IPS Berkomitmen Benahi RBI

Tim RBI PPPPTK PKn dan IPS melakukan studi tiru Pelaksanaan RBI ke PPPPTK BMTI Bandung selama tiga hari, 1 sampai dengan 3 November 2018. Studi tiru ini bertujuan untuk mendapatkan contoh best practices yang sudah dilakukan oleh PPPPTK BMTI untuk diterapkan di PPPPTK PKn dan IPS. 

Tim RBI PPPPTK PKn dan IPS mendapatkan banyak praktik-praktik baik PPPPTK BMTI yang bisa diambil untuk diterapkan oleh PPPPTK PKn dan IPS. Detail kegiatan ini sebagai berikut.

Pembukaan Kegiatan 

Kepala PPPPTK BMTI, Drs. Marthen Katte Patiung, M.M., sedang tidak berada di tempat sehingga seluruh kegiatan dipimpin oleh Drs. Agung Riyanto, M.Eng. selaku Kabag Umum mewakili Kepala di Gedung Panglayungan.

Tim PPPPTK PKn dan IPS diterima oleh beberapa orang selaku tim PPPPTK BMTI yang terdiri dari:

1. Drs. Agung Riyanto, M.Eng. (Kabag Umum)
2. Dr. I Gusti Made Ardana, S.Pd., M.T. (Kabid Program dan Informasi)
3. Dra. Kusmarini, M.Pd. (Kabid Fasilitasi Peningkatan Kompetensi)
4. Dr. Yanto Permana (Kepala Seksi Evaluasi, Ketua Tim RBI)
5. Sumarna, S.E. (Kasubbag Perencanaan dan Penganggaran)
6. Ipan Ilmansyah Hidayat, S.E. (Kasubbag Tata Laksana dan Kepegawaian)
7. Hernawati, S.H., M.Si.  (SPI)
8. Yanto Irianto (Penata Dokumen)

Selama pembukaan/penerimaan, masing-masing pejabat menyampaikan pentingnya membangun sinergi untuk tercapainya satu suara, satu persepsi, satu visi dan misi dalam mengelola lembaga. Sinergi harus terbangun antarpegawai: pejabat-staf, antarpejabat, antarstaf. Dengan sinergi tersebut, seluruh permasalahan akan mudah diatasi dan perjalanan lembaga akan semakin lancar dan tujuan lembaga akan mudah diraih tanpa harus menguras energi, waktu, dan sumber daya lainnya.

Pada prinsipnya seluruh sistem yang ada di PPPPTK BMTI dapat dicopy, ditiru, dipindahkan, dan disesuaikan di lembaga manapun yang akan melaksanakan RBI. Namun, tingkat keberhasilannya bisa berbeda. Selain dokumen dan sistem, keberhasilan reformasi birokrasi lembaga terutama ditentukan oleh karakter pelaku dan pelaksana sistem tersebut. Karakter yang dimaksudkan adalah perubahan mind set/pola pikir serta budaya kerja yang profesional dan produktif. Spirit perubahan itulah yang akan menentukan kesuksesan implementasi sistem tersebut.

Namun demikian disampaikan pula bahwa tidak ada hal yang sulit. Selama ada kemauan tentu akan ada jalan keluar menuju kesuksesan. Dengan perencanaan yang matang, pelaksanaan yang serius, pemantauan dan evaluasi yang ketat, tindak lanjut yang didasarkan atas hasil pantauan dan evaluasi tersebut, serta dibarengi dengan spirit perubahan menuju lembaga yang profesional, maka tujuan lembaga akan terwujud.

Implementasi RBI di PPPPTK BMTI

Implementasi program RBI di PPPPTK BMTI mulai dari tahap persiapan dokumen sampai dengan tahap evaluasi oleh MenPAN dan RB dijelaskan secara rinci oleh Kasi Evaluasi Dr. Yanto. Dr. Yanto juga sebagai ketua Tim RBI dan sebagai leader dalam penyiapan dokumen secara soft file melalui web blog. 

Dr. Yanto memaparkan implementasi RBI di PPPPTK BMTI.

Dokumen RBI secara prinsip disiapkan dengan mengacu pada instrumen evaluasi LKE-ZI menuju WBK. Dari instrumen evaluasi tersebut maka hampir seluruh dokumen yang diperlukan dalam program RBI sudah tercatat. Penting untuk diprioritaskan bahwa dari keenam Bidang Reformasi Birokrasi tersebut maka yang paling penting adalah Bidang Manajemen Perubahan dan Bidang Peningkatan Kualitas Layanan Publik. Prioritas pada dua bidang yang merupakan inti RBI tersebut akan mempercepat perubahan-perubahan mendasar dalam area perubahan yang lainnya.

Proses Penyiapan Tim Pelaksana

Pejabat struktural berfungsi sebagai leaders dalam tim RBI tersebut dan Kasi Evaluasi sebagai Ketua Tim RBI. Dalam penyiapan tim pelaksanan RBI, pertimbangan utama adalah dipilihnya para pegawai yang memiliki kinerja baik. Pegawai berkinerja baik bukanlah yang semata-mata pandai atau rajin, tetapi yang benar-benar memiliki integritas dan kemauan serta kemampuan untuk menyelesaikan dan mensukseskan program RBI. 

Tim RBI diambil dari berbagai unit kerja yang selanjutnya seluruh tim dibagi dalam enam bidang reformasi. Unit kerja asal tidak menjadi pertimbangan prioritas terkait dengan kesesuaian bidang garap reformasi, sehingga dalam satu bidang perubahan tersebut dapat terdiri dari beberapa pegawai dari beberapa unit kerja. Tim RBI ini selanjutnya menyusun dokumen sekaligus sebagai agen dalam implementasi RBI sesuai dengan bidangnya. 

Tim RBI selanjutnya ditetapkan dengan Surat Keputusan sebagai bukti formal dokumentasi dan diberdayakan serta difasilitasi sesuai dengan tugas dan tujuan penyelesaian program RBI.

Proses Penyiapan Dokumen

Penyiapan dokumen secara intensif dilakukan mulai bulan Juli 2018. Fokus penyiapan adalah pada kelengkapan dokumen baik dokumen utama maupun dokumen penunjuang. Mulai dari peraturan yang terkait sampai dengan bukti-bukti pelaksanaan atas sistem yang dilaksanakan. Dalam proses penyiapan dokumen tersebut, tim RBI PPPPTK BMTI juga meminta pendampingan Penyiapan dokumen RBI kepada Tim dari Ditjen GTK dan Tim dari Irjen Kemendikbud.   

Seluruh dokumen disiapkan dalam bentuk, hard copy, soft file, dan disajikan dalam versi web based. Dengan demikian dokumen dapat dicek dan dipastikan kelengkapannya serta akan dengan mudah ditemukan dan ditunjukkan kepada tim penilai. Seluruh dokumen yang berupa sistem baik SOP maupun SP dipastikan telah dilaksanakan sehingga semua bukti pelaksanaan tersebut dapat direkam pula dalam aplikasi RBI on-line. Lebih lengkap dokumen hasil dapat dilihat dalam link alamat web sebagai berikut:

- http://rbibmti.blogspot.com
- http://sippbmti.blogspot.com

Proses Penilaian

Terdapat dua tahap penilaian oleh MenPAN-RB yang dilakukan selama proses menuju RBI. Penilaian pertama dilakukan di Kemendikbud Jakarta untuk paparan menjelaskan sistem dan kelengkapan dokumen serta penilaian yang kedua dilakukan di PPPPTK BMTI untuk melihat realitas implementasi program RBI.

Pada penilaian tahap pertama maka pimpinan lembaga yaitu Kepala Pusat sendiri yang harus menjelaskan program yang dilakukan di depan tim men PA-RB. Sedangkan tim RBI dan pejabat lainnya hanya bersifat tim supporting untuk membantu Kepala Pusat. Pertanyaan banyak mengarah pada tugas dan fungsi lembaga dalam melayani pelanggan serta bentuk reformasi birokrasi yang dilakukannya. Selain hal tersebut ditanyakan pula inovasi-inovasi yang dilakukan untuk kemudahan dan kecepatan dalam melayani pelanggan sesuai dengan tugas dan fungsi pokok lembaga.

Penilaian tahap kedua di lembaga olen Tim Men PAN-RB tidak lagi berfokus pada dokumen melainkan lebih pada performance lembaga dari fisik maupun kehidupan/aktifitas pegawai dan semua warga yang ada di lembaga terfsebut. Secara rinci yang disiapkan dalam penilain ini meliputi:

• Keterlibatan dan pemahaman semua pegawai dalam kegiatan RBI (fokus pada kinerja, tugasnya apa, bentuk pekerjaan apa, hasilnya apa, kapan berhasil dan kapan selesai)
• Kebersihan gedung, lingkungan dan termasuk fasilitas
• Atribut-atribut RBI dipasang pada tempat yang strategis.
• Kelengkapan ruangan dan fasilitas pendukung program RBI
• Kepedulian dan keramahan pegawai kepada semua orang.
• Disiapkan semua bukti-bukti dari apa yang sudah dipaparkan pada penilaian pertama di jakarta.

Diskusi dan Tanya Jawab

Diskusi dan tanya jawab berlangsung mulai dari kegiatan Pembukaan, kegiatan penjelasan RBI, maupun saat kunjungan ke lokasi. Pertanyaan yang diajukan bervariasi mulai dari persiapan, pelaksanaan, penilaian serta tindak lanjutnya program RBI.

Dapat disimpulkan bahwa secara umum terlihat banyaknya dokumen yang harus disiapkan dalam rangka melaksanakan program RBI. Dalam hal ini disampaikan agar tidak melihat jumlah dan banyaknya dokumen tetapi fokuskan perhatian pada apa yang harus dilakukan saat ini dan dokumen mana yang harus disusun saat ini. Dengan membuat prioritas penyelesaian maka secara tidak terasa sejumlah dokumen tersebut akan dapat terselesaikan.

Permasalahan pemilihan tim kerja RBI maka harus dipilih tim kerja yang dapat sebagai tunas integritas. Sehingga selain kemampuan dalam menyelesaikan dokumen RBI juga harus mampu menjelaskan maksud dan tujuan dokumen serta mampu mengawal implementasinya pada unit kerja terkait. Tim kerja seharusnya juga berfungsi sebagai implementator program RBI.

Manajemen atau pejabat struktural dan para pejabat departemen harus menjadi pelopor dan role model bagi implementasi RBI di bidang perubahan atau pada unit kerja masing-masing.

Permasalahan biaya implementasi program RBI juga menjadi bahan diskusi dalam pertemuan tersebut. Pada prinsipnya seluruh dana yang diperlukan untuk penyelesaian program RBI dialokasikan dari dana DIPA dengan dicarikan dan disesuaikan dengan mata anggaran yang relevan dalam POK. Perlu dilakukan bedah DIPA untuk melihat kemungkinan pembiayaan yang dapat dilakukan dan jika dipandang penting maka dapat diusulkan revisi RKAKL/POK.  

Dokumen yang telah disusun oleh PPPPTK BMTI dapat diunduh melalui laman di atas dan dapat dipakai oleh PPPPTK PKn dan IPS.

Kunjungan ke Lokasi

Unit Layanan Terpadu selain menangani permasalahan layanan sesuai tugas dan fungsi utama lembaga, juga difungsikan pula untuk penanganan informasi, konsultasi dan pengaduan.

Penanganan gratifikasi dilakukan sesuai POS dan ditampilkan beberapa benda gratifikasi dalam lemari gratifikasi yang diletakkan di loby utama gedung kantor PPPPTK BMTI.

Berikut beberapa contoh foto implementasi RBI yang telah dilaksanakan.

Ruang presensi pegawai, tempat pegawai melakukan finger printing. Ruangan ini juga menyediakan informasi SDM.

Ruang tunggu prioritas

Ruang Unit Layanan Terpadu (layanan informasi, konsultasi, dan pengaduan)

Informasi terkait komitmen para pejabat untuk maklumat layanan dan menolak gratifikasi serta foto pegawai teladan yang terdiri dari petugas cleaning service, asrama, dan keamanan. Satu foto masih kosong terkait dengan widyaiswara teladan (penilaian dilakukan akhir tahun) 

Penutupan

Pada sesi akhir studi tiru, setelah acara kunjungan lapangan selesai maka dilakukan penyerahan cindera mata dari PPPPTK PKn dan IPS yang diwakili oleh Kabag Umum Bpk. Sumadianto Affandi, S.Pd., MM. kepada PPPPTK BMTI yang diwakili oleh Kabag Umum Drs. Agung Riyanto, M.Eng. Prosesi penyerahan cindera mata sebagai akhir dari kegiatan ini dan juga sebagai bentuk terimakasih dan rasa hormat atas layanan dan dukungan dari tim PPPPTK BMTI kepada tim PPPPTK PKn dan IPS.

Acara studi tiru diakhiri dengan melaksanakan foto bersama yang dilakukan di depan Gedung Administrasi.

Usulan Tindak Lanjut

Usulan tindak lanjut studi tiru program RBI yang dimaksudkan adalah perlunya upaya melakukan kajian dan analisis atas hasil-hasil kunjungan studi tiru sehingga diperoleh dokumen-dokumen persiapan implementasi RBI berupa :

• Posisi saat ini atas implementasi program RBI di PPPPTK PKn dan IPS
• Hasil studi tiru berupa dokumen, sistem dan kegiatan PPPPTK BMTI yang akan dikembangkan dan diimplementasikan lebih lanjut di PPPPTK PKn dan IPS 
• Program kerja implementasi RBI termasuk didalamnya analisa situasi dan kondisi.
• Program-program lanjutan atas studi tiru yang dalam waktu dekat akan melibatkan PPPPTK BMTI serta lembaga lain yang dianggap memiliki pengaruh kuat dalam proses implementasi. 

Untuk kepentingan tersebut dan upaya percepatan implementasi program RBI maka perlu kiranya melakukan hal-hal sebagai berikut :

• Penyusunan tim kerja RBI
• Menngimplementasikan program RBI dengan melakukan reviu atas dokumen yang telah dimiliki dan segera melaksanakannya
• Melakukan studi tiru lanjutan di PPPPTK BMTI secara berkelanjutan dan parsial dengan berbasis pada Area Bidang Perubahan atau berbasis pada Unit Kerja.
• Melakukan rekruitmen pegawai melalui mekanisme PPNPN untuk kompetensi Programmer sebanyak minimal 2 (dua) orang yang akan mulai bekerja pada bulan Januari 2019. hal tersebut untuk menyusun aplikasi RBI. Sekaligus rekruitmen PSG/PKL sebanyak minimal 6 orang untuk kompetensi programing untuk mendukung pekerjaan penyusunan aplikasi yang akan dilaksanakan.
• Melakukan pantauan dan evaluasi secara periodik dan intensif guna melihat ketercapaian dan progres implementasi program RBI.

Penulis: Akhmadi
Editor: Tricahyo A.

Share:

Baca Lanjutannya

ULT Kemendikbud Siap Layani Pengaduan dan Beri Informasi Publik

Sejak diberlakukannya Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik pada 1 Mei 2010, layanan bagi masyarakat yang meminta informasi dan menyampaikan pengaduan di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan ditangani melalui satu pintu melalui Pusat Informasi dan Humas. Sementara itu, layanan pendidikan lainnya seperti tunjangan sertifikasi guru, dapodik, NRG, NISN, bansos, dan lain-lain masih ditangani oleh unit kerja masing-masing di Kemdikbud.

Dengan dikeluarkannya Peraturan Presiden Nomor 97 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu, maka layanan pendidikan dan kebudayaan yang ditangani unit kerja masing-masing di lingkungan Kemdikbud dikelola secara terpadu satu pintu yang dikoordinasikan oleh Biro Komunikasi dan Layanan Masyarakat, Sekretariat Jenderal, Kemdikbud. Pada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Pelayanan Terpadu Satu Pintu dinamakan Unit Layanan Terpadu (ULT) yang mulai operasional pada tanggal 9 Maret 2015.

Alamat ULT Kemendikbud:
http://ult.kemdikbud.go.id/publik

Simak videonya di bawah ini:

Layanan Konsultasi Daring untuk Guru

Dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, mulai awal 2018 Kemendikbud menghadirkan layanan baru yaitu layanan konsultasi daring yang diperuntukkan bagi guru-guru. Sistem layanan terpadu ini, merupakan aplikasi web terintegrasi dengan email, SMS dan telepon. Melalui layanan ini, masyarakat dapat meminta informasi, menyampaikan pengaduan, bertanya, berdialog, memberikan saran dan masukan, serta konsultasi secara daring dengan nyaman dan memperoleh kepastian mendapatkan tanggapan yang baik dan profesional. 

Prosedur Konsultasi Guru

Pemohon yang akan menggunakan konsultasi secara daring wajib memenuhi persyaratan berikut:

1. Pemohon yang akan menggunakan konsultasi secara daring wajib memenuhi persyaratan berikut:
   
   • Pemohon berprofesi sebagai guru;
   • Setiap guru yang akan melakukan konsultasi wajib menyiapkan NUPTK;
   • Pemohon wajib menggunakan komputer yang dilengkapi dengan kamera/webcam;
   • Jika pemohon menggunakan komputer/laptop yang tidak berkamera maka petugas berhak menolak pemohon untuk berkonsultasi
   • Terhubung pada jaringan internet
2. Pemohon mengisi formulir registrasi konsultasi guru daring di laman http://ult.kemdikbud.go.id/publik/webchat
3. Sistem memverifikasi formulir registrasi konsultasi guru daring. Jika tidak lengkap, maka sistim akan meminta pengguna layanan melengkapi formulir registrasi. Jika lengkap akan terdaftar dan diberikan tiket antrian konsultasi.
4. Pemohon setelah mendapat nomor antrian lebih lanjut harap menunggu untuk mendapatkan layanan konsultasi dari petugas.
5. Petugas layanan akan membuka tiket antrian dan pemohon langsung berkonsultasi dengan petugas.
6. Apabila pada waktu yang telah ditentukan pemohon tidak merespon setelah tiket dibuka oleh petugas selama 3 menit pertama, maka petugas berhak menutup tiket pemohon.
7. Waktu konsultasi berlangsung selama 15 menit.
8. Layanan konsultasi guru secara daring di Portal ULT
   
   • Senin - Kamis: 09.00 - 12.00 WIB
     Istirahat: 12.00 - 13.00 WIB, 13.00 - 15.00 WIB
   • Jumat: 09.00 - 15.30 WIB
     Istirahat = 11.30 - 13.30 WIB, 13.30 - 15.30 WIB
9. Konsultasi guru secara daring ini tidak dipungut biaya.

Layanan konsultasi daring untuk guru dapat diakses melalui tautan berikut:

http://ult.kemdikbud.go.id/publik/webchat

Share:

Baca Lanjutannya

Tim RBI Lakukan Evaluasi Prosedur Operasional Standar

Share:

Baca Lanjutannya

Mendikbud: Penataan OTK Agar Organisasi Lebih Ramping dan Lincah Melayani Masyarakat

Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Mendikbud) Muhadjir Effendy kembali melakukan penataan jajaran pejabat pimpinan tinggi utama, administrator, dan pengawas di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud). Sebanyak 210 pejabat dilantik ke dalam jabatan baru, terdiri dari 208 orang pejabat struktural dan 2 orang pejabat fungsional Pengembang Teknologi Pendidikan (PTP).

"Pelantikan ini dilaksanakan sebagai rangkaian dari perubahan struktur organisasi dan tata kerja pada beberapa unit di kementerian," demikian disampaikan Mendikbud Muhadjir Effendy dalam sambutannya, di Plaza Insan Berprestasi, gedung A Kemendikbud, Jakarta, Senin (4/6/2018).

Pada tanggal 30 November 2011, M. Qudrat Wisnu Aji, S.E, M.Ed. Kepala Pusat Pembinaan dan Pemasyarakatan diangkat menjadi Kepala Biro Umum Kemendikbud. Beliau digantikan oleh Drs. M. Muhadjir, M.A. yang sebelumnya adalah Kepala Pusat Pembinaan dan Pemasyarakatan. (foto: Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa)

Beberapa unit kerja dihilangkan agar organisasi lebih ramping dan lincah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam bidang pendidikan dan kebudayaan, sedangkan tour of duty dan tour of area terus digalakkan Mendikbud demi penyegaran dan peningkatan kompetensi para pejabat di lingkungan Kemendikbud agar mampu memahami permasalahan di unit yang berbeda-beda.

"Saya ucapkan terima kasih atas dedikasi dan jasa-jasanya selama melaksanakan tugas jabatan," ujar Mendikbud.

Mendikbud melantik Sutanto sebagai Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah (Sesditjen Dikdasmen). Dyah Ismayanti dilantik sebagai Kepala Biro Sumber Daya Manusia (SDM) Sekretariat Jenderal. Pelantikan kembali Kepala Biro Kepegawaian menjadi Kepala Biro SDM sejalan dengan penyesuaian organisasi dan tata kerja (OTK) Kemendikbud yang baru melalui Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Permendikbud) Nomor 11 Tahun 2018. M. Qudrat Wisnu Aji dilantik sebagai Sekretaris Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan. Bambang Winarji yang sebelumnya menjabat Direktur Pembinaan Tenaga Kependidikan Pendidikan Dasar dan Menengah dilantik sebagai Direktur Tenaga Kependidikan. Sri Renani Pantjastuti yang sebelumnya menjabat sebagai Direktur Pembinaan Guru Pendidikan Menengah dilantik sebagai Direktur Pembinaan Guru Pendidikan Menengah dan Pendidikan Khusus. Thamrin Kasman yang sebelumnya menjabat Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah, hari ini dilantik sebagai Inspektur II di Inspektorat Jenderal.

Mendikbud juga melantik pejabat fungsional Nelwan Isa dan Didik Wira Samodra sebagai Pengembang Teknologi Pendidikan Ahli Madya.

"Ciptakan kepemimpinan yang menyejukkan dan demokratis, sehingga menumbuhkan kreativitas dan produktivitas kerja," pesan Mendikbud di akhir sambutannya.

No.	Nama	Jabatan Lama	Jabatan Baru
1.	Sutanto	Kabiro Umum	Sesditjen Dikdasmen
2.	Dyah Ismayanti	Kabiro Kepegawaian	Kabiro SDM
3.	M. Qudrat Wisnu Aji	Kabiro Keuangan	Sesditjen GTK
4.	Bambang Winarji	Direktur Pembinaan Tenaga Kependidikan Dikdasmen	Direktur Pembinaan Tenaga Kependidikan
5.	Thamrin Kasman	Sesditjen Dikdasmen	Inspektur II
6.	Sri Renani Pantjastuti	Direktur Pembinaan Guru Dikmen	Direktur Pembinaan Guru Dikmen dan Diksus

Sumber :
https://www.kemdikbud.go.id/main/blog/2018/06/mendikbud-penataan-organisasi-dan-tata-kerja-agar-organisasi-lebih-ramping-dan-lincah

Share:

Baca Lanjutannya